Datenschutzhinweis

Datenschutzhinweis der HfV nach Art. 12, 13 und 14 DS-GVO

Im Folgenden erhalten Sie die nach Art. 12, 13 und 14 DS-GVO notwendigen Informationen, die der Verantwortliche einer betroffenen Person, d.h. einer Person, deren personenbezogene Daten er verarbeitet, gemäß den vorgenannten Artikeln bereit zu stellen hat. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.

1. A) Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die Hessische familiengeschichtliche Vereinigung e. V., gesetzlich vertreten durch ihren Vorstand. Den Verantwortlichen können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen: Hessische familiengeschichtliche Vereinigung – Geschäftsstelle -, Karolinenplatz 3, 64289 Darmstadt, Telefon 06151 368 16 40, E-Mail: info@hfv-ev.de
2. B) Datenschutzbeauftragter: Der Verein hat keinen Datenschutzbeauftragten benannt und ist hierzu nach den gesetzlichen Bestimmungen nicht verpflichtet.
3. C) Zwecke, Rechtsgrundlage und Folgen der Nichtbereitstellung

• Mitgliederverwaltung und -betreuung
  Ihre personenbezogenen Daten (z.B. Titel, Vorname, Nachname, Postanschrift, Telefonnummern, Mitgliedsnummer, Ein- bzw. Austrittsdatum, Bankverbindung, Funktionen im Verein) werden für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Mitgliedschaftsverhältnisses (z.B. Mitgliederbetreuung, Beitragseinzug, Organisation von Veranstaltungen, Kommunikation, Versand der Vereinszeitschrift) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DS-GVO. Sofern dem Verantwortlichen gegenüber zu diesem Zweck weitere freiwillige Angaben gemacht werden (z.B. Geburtsdatum, Beruf, Telefaxnummer, Homepage) verarbeitet der Verein die personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a), Art. 7, 9 Abs. 2 Buchstabe a), DS-GVO. Werden für die Begründung oder Fortführung der Mitgliedschaft notwendige Angaben (z.B. Name, Postanschrift) nicht gemacht, kann eine Mitgliedschaft nicht begründet oder fortgesetzt werden.
• Förderung des Vereinszwecks
  Darüber hinaus verarbeitet der Verein personenbezogene Daten, um im Sinne des Vereinszwecks (§ 2 der Vereinssatzung) durch Forschungen, Sammlung von Quellen, Veröffentlichungen, Vortragsveranstaltungen, Beratung, Förderung des Austauschs von Forschungsergebnissen sowie Pflege der Beziehungen zu anderen genealogischen Vereinigungen, im Bereich der historischen Wissenschaften Genealogie, Heraldik und verwandten Wissenschaften tätig zu sein. Hierfür verarbeitet der Verein folgende Daten: Kontaktadressen für ein Mitgliederverzeichnis zwecks Forschungsaustausch der Mitglieder untereinander und eingereichte Forschungsergebnisse zur Einsicht für alle Mitglieder. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DS-GVO. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Vereinszwecks begründet ein berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung.
• Öffentlichkeitsarbeit
  Außerdem werden personenbezogene Daten (z.B. Forschungsergebnisse, Fotografien) insbesondere im Zusammenhang mit Veranstaltungen einschließlich der Berichterstattung hierüber zur Öffentlichkeitsarbeit auf der Internetseite des Vereins, in Auftritten des Vereins in Sozialen Medien sowie in der Vereinszeitschrift veröffentlicht und an lokale, regionale und überregionale Printmedien im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften übermittelt. Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f), bzw. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a), Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a) DS-GVO bzw. §§ 22ff. KunstUrhG. Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit und der übrigen Vereinsmitglieder durch Berichterstattung über die Aktivitäten des Vereins. Der Widerspruch oder der Widerruf der Einwilligung lässt das Mitgliedschaftsverhältnis unberührt.

1. D) Empfänger der personenbezogenen Daten

Der Verein setzt folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) ein, an welche personenbezogene Daten übermittelt werden: IT-Dienstleister im Rahmen der Datensicherung, der Mitgliederverwaltung, des E-Mailverkehrs, des Newsletterversands und der IT-Wartung sowie Dienstleister zur Durchführung des Versands der Vereinszeitschrift.

Zudem übermittelt der Verein personenbezogene Daten im Rahmen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen und soweit dies erforderlich ist an eine Steuerberaterkanzlei zur Durchführung von Buchhaltungsaufgaben (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DS-GVO), und an Kreditinstitute zum Zwecke des Beitragseinzugs (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DS-GVO). Personenbezogene Daten auf der Internetseite und in der Vereinszeitschrift sind der Allgemeinheit zugänglich und daher grundsätzlich von jedermann einsehbar. Darüber hinaus findet eine Weitergabe von Daten an Dritte grundsätzlich nicht statt.

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten nicht außerhalb der EU und des europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) und gibt Daten auch nicht an Dritte außerhalb der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums weiter.

1. E) Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten werden jedenfalls für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert.

Im Regelfall werden die Daten danach für mindestens weitere 3 Jahre aufbewahrt. Dies entspricht der regelmäßigen Verjährungsfrist des Bürgerlichen Gesetzesbuches (BGB). Eine darüber hinausgehende Speicherung erfolgt, wenn der Verein aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c) DS-GVO), Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe a), Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a) DS-GVO) oder einer Löschung sonstige berechtigte Interessen (z.B. längere Verjährungsfristen) entgegenstehen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f), Art. 7, Art. 9 Abs. 2 Buchstabe f)  DS-GVO). In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.

Bestimmte Datenkategorien werden jedoch zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert und daher nicht gelöscht. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, Zeitraum der Zugehörigkeit zum Verein und besondere Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von Ereignissen und Erfolgen zugrunde (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f) DS-GVO).

1. F) Rechte der betroffenen Person

Sie haben gegenüber dem Verein folgende Rechte:

    –Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DS-GVO,

    –Recht auf Berichtigung oder Löschung gemäß Art. 16 DS-GVO bzw. Art .17 DS-GVO,

    –Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DS-GVO,

    –Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 DS-GVO,

    –Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DS-GVO.

Sie haben zudem gem. Art. 77 DS-GVO das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Verein zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder des Vereinssitzes wenden. Am Vereinssitz ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden, die zuständige Aufsichtsbehörde.

Soweit Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie gem. Art. 7 DS-GVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit in Textform (Brief, E-Mail, Fax) widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Wir behalten uns jedoch vor, die Verarbeitung der personenbezogenen Daten fortzuführen, wenn eine gesetzliche Erlaubnisnorm dies gestattet. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten in der Vergangenheit wird durch den Widerruf der Einwilligung nicht berührt.

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f) DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet.

1. G) Quellen

Die personenbezogenen Daten werden unmittelbar von Ihnen oder im Rahmen der Tätigkeit des Vereins erhoben.

1. H) Aktualisierungen der Information

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand 26.11.2021. Insbesondere aufgrund geänderter gesetzlicher, beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Der Verein behält sich daher vor, diese Erklärung jederzeit anzupassen. Aktualisierte Fassungen stellt der Verein auch auf Anfrage gerne zur Verfügung.