Satzung

§ 11 Übersicht

Organe der Vereinigung sind:

1. Beschlussfassende Organe:

1. Die Mitgliederversammlung

2. Der Vereinsvorstand

2. Beratende Organe:

1. Ausschüsse, die vom Vorstand nach Bedarf berufen werden können,

2. die Ehrenmitglieder,

3. die Rechnungsprüfer.

§ 12 Ordentliche Mitgliederversammlung

(1) Die ordentliche Mitgliederversammlung ist das oberste Beschlussorgan der Vereinigung. Sie findet alljährlich nach Möglichkeit im 1. Halbjahr statt und wird vom Vorsitzenden oder seinem Vertreter mindestens vier Wochen vorher schriftlich, per E-Mail oder durch Veröffentlichung in den Mitgliederinformationen einberufen.

(2) Jede ordnungsgemäß einberufene Mitgliederversammlung ist ohne Rücksicht auf die Zahl der erschienen Mitglieder beschlussfähig.

(3) Jedes anwesende ordentliche Mitglied, Ehrenmitglied, bzw. der Vertreter eines korporativen Mitgliedes hat eine Stimme.

(4) Aufgaben der Mitgliederversammlung sind:

1. Entgegennahme des Geschäfts- und Kassenberichts des Vorstandes über das abgelaufene Geschäftsjahr,
2. Entlastung des Vorstandes,
3. Verabschiedung von Satzungsänderungen,
4. Behandlung sonstiger Anträge,
5. (gestrichen)
6. alle drei Jahre die Wahl eines neuen Vorstandes (eine Wahlperiode umfasst drei Jahre),
7. Wahl der Rechnungsprüfer für das laufende Jahr,
8. Festsetzung des Mitgliedsbeitrages für das folgende Jahr,
9. Genehmigung des Haushaltsplanes für das laufende Jahr.

(5) (gestrichen)

(6) Die Tagesordnung ist jeweils zu Beginn durch die Mitglieder zu genehmigen. Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefasst, sofern die Satzung im Einzelfall keine qualifizierten Mehrheiten vorschreibt. Abstimmungen erfolgen in der Regel offen durch Heben der Stimmkarten. Geheime Abstimmungen sind erforderlich, wenn dies von mindestens einem Mitglied verlangt wird bzw. wenn mehr als eine Person zur Wahl steht.

(7) Die Leitung der Mitgliederversammlung obliegt im Regelfall dem Vorsitzenden oder seinem Stellvertreter. In besonderen Fällen kann ein anderer Versammlungsleiter gewählt werden.

(8) Über den Verlauf der Versammlung und die gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift zu fertigen, die vom Versammlungsleiter und vom Protokollführer zu unterzeichnen und in der Geschäftsstelle sicher aufzubewahren ist.

(9) Der Vorstand kann es den Mitgliedern ermöglichen

1. 1. an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation auszuüben oder
   2. ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abzugeben.
      Ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder ist gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Vorstand gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde.

§ 13 Außerordentliche Mitgliederversammlung

(1) Bei Bedarf kann der Vorstand eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen. Er muss dies tun, wenn dies von mindestens 5% der Mitglieder mit gleicher Begründung schriftlich beantragt wird.

(2) Die Tagesordnung richtet sich nach dem Grund der Beantragung. Im übrigen gelten die Bestimmungen für die ordentliche Mitgliederversammlung sinngemäß.

(3) Für außerordentliche Mitgliederversammlungen gilt eine verkürzte Ladungsfrist von zwei Wochen.

§ 14 Der Vorstand

(1) Dem Vorstand obliegt die Leitung der Vereinigung im Rahmen der Satzung, der Ordnungen und Beschlüsse ihrer  Organe. Er kann sich eine Geschäftsordnung geben.

(2) Der Vorstand besteht aus:

1. dem engeren Vorstand
2. dem erweiterten Vorstand

(3) Dem engeren Vorstand (gesetzlicher Vorstand im Sinne von § 26 BGB) gehören an:

1. der Vorsitzende,
2. der stellvertretende Vorsitzende,
3. der Geschäftsführer,
4. der Schatzmeister,
wobei jeweils zwei Vorstandsmitglieder gemeinsam die Vereinigung nach außen rechtswirksam vertreten. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden.

(4) Dem erweiterten Vorstand gehören an:

1. der engere Vorstand
2. Kraft Amtes der Leiter des Hessischen Staatsarchivs Darmstadt
3. höchstens 10 Beisitzer.

(5) Die Beisitzer übernehmen innerhalb des erweiterten Vorstands feste Arbeitsbereiche. Die Zuordnung erfolgt durch den erweiterten Vorstand. Dabei sind die Funktionen Schriftführer und Schriftleiter der Vereinsnachrichten und, soweit erforderlich, Vertreter für weitere Funktionen zu benennen.

(6) Grundsätze

1. Der Leiter des Staatsarchivs kann sich durch einen seiner Mitarbeiter vertreten lassen.

2. Der Vorstand wird von der Mitgliederversammlung jeweils auf drei Jahre gewählt und bleibt bis zur danach folgenden Mitgliederversammlung im Amt.

3. Berufsgenealogen sind nicht wählbar.

4. Scheidet ein Mitglied des Vorstands während der der Amtsperiode aus, oder stellt sich während der der Mitgliederversammlung, kein Kandidat zur Wahl, so wählt der Vorstand ein Ersatzmitglied für die Zeit bis zur nächsten Mitgliederversammlung.

5. Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte seiner Mitglieder anwesend ist.

6. Die ordnungsgemäße Einladung, schriftlich oder per E-Mail, und die Beschlussfähigkeit müssen dokumentiert, die Niederschrift der letzten Sitzung genehmigt werden.

7. Der Vorstand beschließt mit einfacher Mehrheit. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden.

8. Eine Vorstandssitzung kann ohne Anwesenheit der Vorstandsmitglieder an einem Versammlungsort durch elektronische Kommunikation durchgeführt werden

Die Beschlüsse des Vorstandes sind in einer Niederschrift festzuhalten, die vom Leiter der Sitzung und einem Protokollführer zu unterzeichnen und in der Geschäftsstelle sicher aufzubewahren ist. Alle Sitzungsteilnehmer erhalten eine Ausfertigung.

§ 15 Ausschüsse

Ausschüsse können bei Bedarf vom Vorstand berufen werden. Dort werden Grundsätze und Richtlinien, die als Grundlage und Entscheidungshilfen für die Vereinsorgane dienlich sind, erarbeitet.

§ 16 Rechnungsprüfer

(1) Die Rechnungsprüfer haben die Einhaltung des Haushaltsplanes, die Ordnungsmäßigkeit der Belege, der Buch- und Kassenführung sachlich und rechnerisch zu prüfen. Sie bestätigen die Prüfung durch ihre Unterschrift. Über das Ergebnis der Prüfung, insbesondere über die Wirtschaftlichkeit und Zweckdienlichkeit der Ausgaben und Einnahmen, legen sie der Mitgliederversammlung einen Bericht vor. Sie werden von sich aus tätig.

(2) Die Mitgliederversammlung wählt zwei Prüfer und einen Stellvertreter von denen jeweils zwei die Prüfungen vorzunehmen haben. Es soll sich um Personen handeln, die sich im kaufmännischen Rechnungswesen auskennen.